Jak delegować, mimo obaw?

Czy delegowanie jest warte zachodu?

Wczoraj zrobiłam live na FB, który jak słyszę, jest całkiem dobrze odbierany. Postanowiłam zatem, na jego podstawie zrobić wpis na bloga, dla tych co wolą czytać niż oglądać. 😊

To jak jest z tym delegowaniem? Według mnie, czyli subiektywne stwierdzenie, delegowanie jest jedną z najbardziej wymagających sztuk, która wiąże się mocno z tym, że musimy często przepracować nasze wewnętrzne przekonania, żeby skutecznie delegować.

Rzadkością są osoby, którym wystarczy tylko i wyłącznie nauczyć się pewnych kroków delegowania, aby wdrożyć to w życie. Spora grupa z nas musi wpierw przyjrzeć się swoim przekonaniom i zrobić porządek w głowie, zaczynając od odpowiedzi na pytanie – Dlaczego nie deleguję? Oraz czy delegowanie jest warte zachodu?

W zeszłym tygodniu zapytałam na swoim fanpagu „Czym jest dla Was delegowanie?” i otrzymałam takie odpowiedzi. Delegowanie to:

• przekazywanie i motywowanie,
• więcej czasu na spotkania z ludźmi,
• efektywne działanie z całym zespołem,
• rozwijanie siebie i zespołu,
• możliwość zrobienia więcej w tym samym czasie,
• efekt znajomości kompetencji zespołu.

Nic dodać nic ująć.

Z pewnością się ze mną zgodzicie, że delegowanie to jest umiejętność, której należy się nauczyć, nie rodzimy się z tym. W związku z tym, na początku bywa trudno.

Patrząc zupełnie racjonalnie, to rzeczywiście delegowanie daje te wszystkie wyżej wymienione możliwości. Jednak, gdy mamy pewnego rodzaju obawy w sobie, to nawet te racjonalne przesłanki nie spowodują, że natychmiast podejmujemy się delegowania zadań.

Zanim o obawach, to uzgodnijmy, co warto delegować? Na pewno:

• zadania rutynowe takie, które nie dotyczą typowo zarządzania zespołem,
• zadania, które ktoś może lepiej zrobić od nas albo ktoś może zrobić tak dobrze jak my, gdy się tego nauczy,
• zadania, które są wyzwaniem dla pracowników i rozwiną ich umiejętności.

Kiedy warto to robić? Wtedy, gdy:

• czujesz, że jesteś przytłoczony/przytłoczona robotą,
• nie „ogarniasz tematów” i gonisz własny ogon,
• potrzebujesz uwolnić czas na sprawy ważne dla Ciebie i zespołu, które możesz zrobić tylko Ty.

To jest moment, kiedy warto przeskanować wszystkie zadania, którymi się zajmujesz i oddać te, które niekoniecznie muszą być robione konkretnie przez Ciebie, szefie/szefowo.

No i to wszystko brzmi super, prawda? Wiemy kiedy, wiemy co, wiemy po co delegować. Znamy korzyści.

A jednak często tego nie robimy.

Co takiego się dzieje, że szefowie decydują się świadomie bądź nie, nie delegować?

Jednym z powodów jest to, że szef to też człowiek i swoje obawy ma. Najczęstszą z przyczyn są poniższe przekonania:

• „nie będę delegować bo sam/sama zrobię to lepiej”,
• „nie będę delegować bo sam/sama zrobię to szybciej – żal mi czasu, żeby kogoś tego nauczyć, bo ja zrobię ot tak, a tej osoby zajmie to dwie godziny”,
• „wyhoduje sobie konkurencję”,
• „będę niepotrzebny/niepotrzebna”,
• „ktoś okaże się lepszy ode mnie”,
• „nie wierzę, że moi ludzie zrobią to dobrze”.

Może Cię zaskoczę, ale nie chcę Cię zachęcać do tego, aby zabić te obawy. Jak chcesz lub potrafisz to śmiało, ale ja chcę Ci zaproponować coś zupełnie innego.

Myślę sobie, że efektywniej jest zrozumieć swoje obawy, zaakceptować je, a następnie delegować mimo tego, że dalej je mamy. Czyli działać pomimo obaw.

Wiem, to jest trudne.

Niemniej jednak – szybciej zobaczysz efekty, jeżeli pomimo lęku zaczniesz delegować, niż gdy będziesz czekać aż on zniknie i dopiero wtedy zaczniesz działać.

Zatem jak działać pomimo obaw?

1. Zrozum swoją obawę, czyli nazwij ją. Nie musisz tego mówić na głos. Nie musisz tego pisać publicznie. Nie musisz o tym mówić na spotkaniach. Nie musisz przyznawać się przed zespołem. To może być tylko Twoje.
2. Daj sobie prawo do tego, że jesteś człowiekiem – przecież ludzie czasami zwyczajnie boją się co będzie dalej. I te obawy są naturalne. Mimo tego, że mówi się, że szef nie powinien nie mieć takich obaw, to ja twierdzę, że szef to człowiek i swoje obawy ma. Co więcej, ma prawo je mieć.
3. No i teraz kiedy już mamy je uświadomione (nazwane) i zaakceptowane, to w dalszym kroku warto przypomnieć sobie: „Po co jestem tym szefem/szefową?”, „Jaka jest moja rola?”, „Czy ja na pewno mam czas na swoje ważne zadania?” Prawda jest taka, że dopóki nie odpuścisz starego, nie ma miejsca na nowe.
4. Co dalej? Daj sobie czas na żałobę. Brzmi śmiesznie? Z mojego doświadczenia wynika, że sporo osób świeżo po awansie ze specjalisty, przeżywa stratę. „Wczoraj byłem/byłam mistrzem, nikt mnie nie zagiął na żadnym pytaniu, a dziś? Nagle jestem szefem/szefową i nie wiem co robić?”
5. Teraz kolej na przypomnienie sobie co NOWEGO na Ciebie czeka? Czyli nowe umiejętności: rozmowy z pracownikami, budowanie zaangażowania, rozpoznawanie potencjału swoich ludzi, koordynowanie ich pracą – to są rzeczy, które wymagają nowych umiejętności, a te nowe umiejętności wymagają czasu i musisz sobie szefie/szefowo znaleźć czas na to.
6. Odnajdź w sobie entuzjazm na nowe. A delegowanie daje Ci korzyści:
   1. większe zaangażowanie zespołu,
   2. budujesz poczucie odpowiedzialności w zespole za wykonywanie zadań,
   3. masz okazję sprawdzisz czy osoba, której delegujesz zadania podoła temu zadaniu lub innym, które planujesz dla niej w przyszłości,
   4. szybsze wykorzystanie specjalistycznej wiedzy Twoich ludzi.

Czy zatem delegowanie jest warte zachodu? Wychodzi na to, że jest, bo korzyści są niebanalne. Z drugiej strony, jako ludzie mamy swoje zahamowania, które warto ponazywać, może wypisać na kartce, rozgrzeszyć się z tego i pójść dalej.

Nie koncentrować się na tym, żeby już nie mieć tych obaw, tylko działać pomimo tego, że są.

Na przykład możesz powiedzieć sobie: „Nie chcę delegować, bo głupio tak robić komuś „wrzuty”. Ale teraz to wiem, rozumiem, że to jest moje (a zatem niekoniecznie obiektywne) przekonanie. Teraz widzę, że odbieram szansę moim ludziom na rozwój, a tego nie chcę robić. I to jest dla mnie ważniejsze niż to, że się boję. W związku z tym, deleguję mimo, że nadal czuję dyskomfort. W końcu on się zmniejszy.”

Powodzenia!